Auf der DataHRM-Plattform wurde das DataDrive-Modul offiziell eingeführt. Das neue Modul ist für die zentrale Speicherung, Verwaltung und sichere Freigabe von Dateien und Dokumenten innerhalb einer Organisation konzipiert.
Das DataDrive-Modul beseitigt das Problem der verteilten Speicherung von Dokumenten in verschiedenen Systemen und Umgebungen und ermöglicht einen zentralisierten und kontrollierten Zugriff auf Informationen.
Zentrale Dateiverwaltung
Mit DataDrive werden alle Dateien und Dokumente strukturiert an einem zentralen Ort gesammelt. Nutzer können Dokumente in Ordnern organisieren, kategorisieren und schnell durchsuchen. Dieser Ansatz beschleunigt den Informationszugriff und macht Arbeitsprozesse systematischer.
Das Modul ist sowohl für tägliche Arbeitsdateien als auch für langfristige Archivdokumente ausgelegt.
Sichere Dateifreigabe
Innerhalb des DataDrive-Moduls können Dateien sicher mit internen und externen Nutzern geteilt werden. Zugriffsrechte, Dauer und Zugriffsebenen lassen sich steuern, wodurch unbefugte Nutzung verhindert wird.
Alle Aktivitäten im Zusammenhang mit freigegebenen Dateien werden im System protokolliert und sind nachvollziehbar.
Zugriffs- und Berechtigungskontrolle
Das Modul bietet benutzer- und rollenbasierte Berechtigungsmechanismen. Für jede Datei und jeden Ordner:
Ansehen
Herunterladen
Bearbeiten
Freigeben
können Berechtigungen individuell festgelegt werden, was zur Sicherung von Unternehmensdaten beiträgt.
Integration mit HR-Prozessen
Das DataDrive-Modul ist in andere DataHRM-Module integriert. Mitarbeiterdokumente, Verträge, Anordnungen, Schulungsmaterialien und andere Dateien können mit entsprechenden HR-Prozessen verknüpft werden.
Dieser Ansatz macht die Dateiverwaltung zu einem Bestandteil der einheitlichen HR-Ökosystems.
Transparenz und Kontrolle
Alle über DataDrive durchgeführten Aktionen an Dokumenten werden als Verlauf im System gespeichert, was zusätzliche Vorteile für Audits, interne Kontrollen und Rechenschaftspflicht bietet.
Fazit
Das in DataHRM eingeführte DataDrive-Modul bietet eine moderne Lösung für die sichere Speicherung, komfortable Verwaltung und kontrollierte Freigabe von Dateien und Dokumenten. Das Modul ermöglicht eine systematische und transparente Verwaltung von Informationsflüssen in Organisationen.