数字化文档在人力资源管理中发挥着重要作用。劳动合同、指令、申请、内部规章以及其他人力资源文件如今均以电子形式进行存储和管理，这已成为一种必然趋势。

首先，数字化文档确保了透明性。每份文件的历史记录、变更情况以及审批流程都可以通过系统进行追踪，这在审计、内部控制和法律审查过程中具有显著优势。

此外，电子文档管理还能有效降低运营成本。纸张使用、实体档案存储以及查找文件所耗费的时间得以减少，使HR人员能够更加专注于战略性工作。

数字化HR系统还提供自动化审批流程、通知和提醒机制，有效防止延误和流程违规，从而实现更加规范和安全的劳动关系管理。